Nytänk om extern och intern webb

Ett önskemål från vår styrgrupp har varit att kika på möjligheten att ha webbsidor som riktar sig till medarbetare åtkomliga från internet utan inloggning. En trend de senaste åren är det som kallas öppna intranät, det vill säga att alla medarbetarsidor blir publika. Projektgruppen har inte varit odelat positiv till ett helt öppet intranät, främst för att det mesta av innehållet på dagens intranät inte är relevant för externa målgrupper. Däremot har såväl styrgrupp som projektgrupp sett stora vinster med att samordna den tekniska biten för att undvika dubbelpublicering, samordna webbutvecklingen och förenkla systemförvaltningen.

En tredje väg

Det vanligaste är att man har en extern webbplats och ett intranät som kräver inloggning. På senare tid har vi sett fler och fler organisationer i offentlig sektor öppna upp sina intranät, exempelvis Havs- och vattenmyndigheten och Helsingborgs stad. Ofta handlar det om att vilja öka transparensen. Men det finns också mellanting mellan ett helt öppet eller ett helt stängt intranät.

Projektgruppen har tagit fram ett nytt upplägg för indelning av extern och intern webb som vi tror drar nytta av vinsterna med öppet intranät, men undviker baksidorna. Vårt lösningsförslag bygger på att alla våra webbar ska ligga i samma installation av webbpubliceringssystemet, vilket i vårt fall kommer bli samma ”hus” i SiteVision. Det innebär att konfigurationer, sidmallar och kodanpassningar blir gemensamma för extern och intern webb. Detta bör avsevärt korta utvecklingstiden och göra systemförvaltningen smidigare.

Besökaren kommer dock inte uppleva det som en webbplats utan som tre olika webbplatser. Rent hierarkiskt kommer tyreso.se ligga överst och de andra webbarna ligga som undermappar på tyreso.se, men bindas samman med en global meny. Alla webbar ligger alltså på samma domän.

För att kunna åstadkomma upplevelsen av tre webbplatser tänker vi använda SiteVisions funktion anpassade vyer kopplat mot metadata om vilken sajt det rör sig om. Alla webbar har alltså samma grundmall, men olika vyer i SiteVision för unika anpassningar av bland annat sidhuvud och sidfot. Detta har vi gjort en så kallad Proof of concept på och det fungerar.

Tre webbar för olika behov

Vi vill alltså att besökaren ska uppleva tre olika webbplatser. Två av dessa ska vara tillgänglig utan inloggning medan den tredje kräver att medarbetaren loggar in (eller rättare sagt blir inloggad via single sign-on).

Den första webbplatsen är tyreso.se som i princip får samma upplägg som en traditionell kommunwebb. I huvudsak riktar den sig till kommuninvånare som vill ta del av kommunens service, men även företagare, utförare och de som vill ha insyn i kommunen (”Kommun och demokrati”).

Den andra blir en jobbportal som samlar allt innehåll om relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare. Utöver det som ligger på dagens jobbportal för arbetssökande skulle även medarbetarhandboken och styrdokument från HR ligga öppet mot internet utan inloggning.

Den tredje skulle vara ett arbetsnät, det vill säga inloggad yta för primära arbetsuppgifter anpassat efter yrkesroll. Tanken är att arbetsnätet bygger på idén om en digital arbetsplats med fokus på samarbete i grupper (Social Collaboration).

Här är en tidig skiss på hur sidhuvudet skulle kunna se ut i desktopläge:

oppet-intranat

Fakta vi stödjer oss på

  • För anställda (inloggningssida) är vanligaste sidan att klicka sig till från startsidan på tyreso.se enligt vår webbstatistik. 7,8 % av besökarna går dit en vanlig vecka.
  • Jobbportalen är fjärde vanligaste sidan att klicka sig till från startsidan på tyreso.se enligt vår webbstatistik. 4,1 % av besökarna går dit en vanlig vecka.
  • Sidan för lediga jobb och inloggningssidan för anställda ligger bland de fem vanligaste sista sidorna i besöket på dagens tyreso.se.
  • Vid sidan av e-tjänstplattformen och karttjänsten så är interna system de vanligaste externa länkarna att klicka på från dagens tyreso.se. Det gäller främst lönesystem (i vårt fall Heroma) och e-post (Gmail i skolan och Outlook Web App för övrig personal).
  • De sidor som är mest besökta av externa besökare på Havs- och vattenmyndighetens öppna medarbetarsidor är ledigheter, vårt ledningssystem, rutin för rekrytering, lönebildning och lönesättning, lunchseminarium och arbetstid. Se gärna deras presentation från SiteVisiondagarna.
  • De vanligaste sökkombinationerna med kommuners namn på Google är lediga jobb respektive interna system. För mer fakta om detta se blogginlägg på Webbstrateg.nu.

Farhågor och osäkerheter

De informationstrukturer som finns på kommunala webbplatser och intranät är beprövade och besökarna hittar oftast rätt med hjälp av dessa idag. Kommer en ny struktur som flyttar innehåll mellan sajter i själva verket göra det svårare att hitta? Kommer medarbetarna exempelvis att förstå att medarbetarhandboken ligger under jobbportalen? Detta behöver verifieras i användningstest. Exempelvis måste vi testa benämningarna i den globala menyn för att säkerställa att alla typer av besökare förstår övergångarna mellan de tre olika sajterna. Kanske är ”Jobb och anställning” en bättre länktext än ”Jobbportal” i den globala menyn? Förstår folk som ska logga in på interna system att de ska klicka på ”Arbetsnät”?

Vilket innehåll som kommer att ligga på vilken sajt behöver utredas närmare. På den nya jobbportalen är det rimligt att skriva om vilka regler som gäller för uppsägning på egen begäran, men är det också så att blanketten för uppsägning bör ligga externt? När det gäller innehåll om organisationen så behöver vi veta mer om vilket innehåll som kan flyttas från dagens intranät till tyreso.se under ”Kommun och demokrati”. Arbetsmaterial bör rimligen ligga bakom inloggning, men var går gränsen för arbetsmaterial?

Att lägga sajter under samma tak är praktiskt i den tekniska utvecklingen, men det kommer förmodligen skapa begränsningar i anpassningar för de olika sajterna i den tekniska konstruktionen. Det är också så att SiteVision-installationen kommer behöva ha onödigt många moduler påslagna samtidigt. Social Collaboration behöver exempelvis inte vara påslaget på en extern webbplats i vanliga fall. Vilka konskevenser får det för exempelvis prestanda?

Bara tidig idé

I detta webbprojekt vill vi jobba iterativt. Det innebär att vi ska jobba med idéer i flera steg och förbättrar dem under arbetets gång utifrån exempelvis testresultat. I just detta fall så kommer vi ha denna grundidé om tre sajter och låta den upphandlade webbyrån testa idén på riktiga användare innan vi slutlig bestämmer oss för att köra på detta koncept. Konceptet behöver också förfinas på många olika sätt. Det ni ser ovan i skissen är förmodligen långt ifrån så det kommer att se ut när sajterna väl lanseras så småningom. Det är arbetsmaterial.

Annonser

2 reaktioner på ”Nytänk om extern och intern webb

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s