Vad gör chefen på intranätet?

När effektkartan för intranätet (se tidigare blogginlägg) presenterades uppstod frågan om också chefernas behov togs hänsyn till. En enkät för att kartlägga hur personalen på Tyresö kommun använder intranätet gjordes hösten 2016. Av de svarande var 50 personer (ca 10 %) chefer eller arbetsledare. Jag återgick till enkäten för att se vad dessa hade svarat och om det gick att identifiera oupptäckta behov.

Av svaren framgick att cheferna är tillsammans med administratörerna de flitigaste användarna av intranätet. Svaren mellan de olika användargrupperna skiljer sig inte märkbart. Ett intranät som tar vara på alla medarbetares behov borde således även tillgodose chefernas behov.

Majoriteten av cheferna anser att det är lätt att komma åt intranätet, men att hitta det man söker är svårare. Sökfunktionen kunde vara bättre och många har som vana att använda sökrutan när de inte hittar vad de söker. Många är också tveksamma till kvaliteten på informationen. Bara drygt hälften anser att informationen är korrekt och uppdaterad.  Informationen finns på flera ställen och det är oklart vad som är aktuellt. 40% får mycket information som de upplever som irrelevant. Oroväckande är att en fjärdedel  (24%) anger att de helt eller delvis saknar information – vilken information som saknas är dock oklart.

Förbättrad, relevant och aktuell information ingår i de effektmål som satts upp – att ha koll och vara uppdaterad samt att enkelt kunna ta reda på och hitta relevant information.

Intranätet anses underlätta arbetet, och det gör det lätt att förstå regler och riktlinjer. Mindre nöjda är cheferna med t.ex. möjligheterna att samarbeta med kollegor. Det är också svårt att förstå vad den egna chefen vill. Detta är gemensamt för alla svarande, inte bara chefer. Det nya intranätet kommer att ha bättre möjligheter till samarbete. Också behovet att kunna sprida information, och att veta hur informationen togs emot ingår i de effektmål som satts upp.

Cheferna läser framför allt nyheter som riktar sig till alla eller berör den egna enheten och avdelningen samt specifik chefsinformation. Man vill snabbt komma åt Mina verktyg, mina länkar och sökfunktionen. Att på det framtida intranätet kunna anpassa sitt flöde så att det relevant är viktigt för alla medarbetare. Alla ska kunna sköta sin administration snabbt och enkelt.

Sammantaget kan sägas att ett de effektmål som tagits fram för intranätet täcker också chefernas behov. Ett intranät som gör det lätt att sköta sina dagliga uppgifter, lätt hitta aktuell information och kunna samarbeta och ge och få information som är relevant är vad alla behöver, såväl chefer som andra anställda.

Annonser

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s