Ny organisation för webbpublicering

När det gäller innehållet på en större organisations webbplats så är den enskilt viktigaste frågan hur innehållsarbetet fungerar i praktiken. För att kvaliteten på innehållet ska bli så högt som möjligt krävs en tydlig rollfördelning där varje roll har rätt förutsättningar att leverera det som krävs för att nå de mål som är uppsatta för webbplatsen. När organisationen är otydlig så syns det direkt på webbplatsen. Strukturen blir rörig och innehållet spretigt.

Riktlinjer att förhålla sig till

I Vägledning för webbutveckling, som hela den offentliga sektorn ska följa, handlar riktlinje nr 25 om webborganisation. Den riktlinjen säger att ”förvaltningsorganisationen och dess kunskap ska stå i proportion till webbplatsens storlek och ambitioner”. Rekommendationerna säger dels att organisationen ska avsätta tillräckligt med resurser för innehållsarbetet, dels att innehållsarbetet ska planeras.

Tyresö jobbar decentraliserat

I Tyresö kommun är kommunikationsansvaret decentraliserat. Väldigt förenklat kan man säga att kommunikationsenheten ansvarar för hur kommunen kommuniceras medan förvaltningarna ansvarar för vad som ska kommuniceras. Av detta följer att även organisationen för webbpublicering måste vara decentraliserad i Tyresö kommun. Samtidigt finns brister med nuvarande organisation med alltför många sällanpublicerare, vilket genererar onödiga mängder support för de kommunikatörer som jobbar övergripande med webb. En ambition i detta projekt är därför att dra ner på antalet sällanpublicerare och därmed professionalisera webbpublicering i organisationen.

Nya roller för webbpublicering

I dagsläget finns rollerna webmaster, huvudredaktör och redaktör. Webmaster har övergripande ansvar för webbplatsen och samordnar kommunens huvudredaktörer. Huvudredaktörerna har sin tur ansvar för en huvudingång på webbplatsen, exempelvis ”Förskola och skola”. Övriga som jobbar med webbpublicering kallas för redaktörer. Det är denna grupp av redaktörer som i dagsläget är för stor och spretig. För att råda bot på detta föreslår nu projektet att Tyresö kommun ska ha följande fyra roller: ansvarig, redaktör, publicerare och sakkunnig.

Ansvarig

Ansvarar för webbplatsens innehållsarbete på ett övergripande plan. Det handlar om allt från systemadministration till innehållsstrategi. Jobbar minst 20 timmar i veckan med webbpublicering. Har administratörsbehörighet. Syftet med rollen är att samordna innehållsarbetet och att följa upp kvalitet och måluppfyllnad.

Redaktör

Kvalificerad webbredaktör som är utbildad inom kommunikation eller motsvarande. Webbpublicering är en viktig del av medarbetarens tjänst. Har behörighet att publicera nyheter och att redigera ett eller flera ämnesområden på webbplatsen. Jobbar minst 10 timmar i veckan med webbpublicering. Syftet med rollen är att webbplatsens viktigaste sidor får ett innehåll av hög kvalitet.

Publicerare

Okvalificerad webbredaktör som har webbpubliceirng som en mindre del av sin ordinarie tjänst. Har behörighet att redigerar en eller flera webbsidor. Jobbar minst 2 timmar i veckan med webbpublicering. Syftet med rollen är att effektivisera mängdpublicering så att inte redaktörer behöver göra alla mindre ändringar på alla sidor.

Sakkunnig

Har ett intresse av att den fakta som står om ett visst ämne på webbplatsen är uppdaterad. Har ingen behörighet att redigera webbsidor utan har löpande kontakt med redaktörer eller publicerare för att diskutera vad som behöver uppdateras. Syftet med rollen är att säkerställa att informationen på webbplatsen är korrekt.

Flera fördelar med ny organisation

När nuvarande huvudredaktörer diskuterade detta förslag pekade de på flera vinster med en ny mer slimmad webborganisation. Fördelarna som huvudredaktörerna identifierade var:

  • Större engagemang.
  • Skickligare redaktörer, bättre kvalitet på det som publiceras.
  • Bättre koll på vilka webbsidor de har.
  • Lättare att veta vem som är ansvarig, tydligare vem man kan vända sig till.
  • Lättare att samla alla till möten.
  • Färre behöver utbildas.

Förvaltningskommunikatörens roll

Förvaltningarnas kommunikatörer har till ansvar att samordna den egna förvaltningens kommunikation, bland annat innehållet på webbplatsen. Vilka redaktörer, publicerare och sakkunniga som ska finnas på respektive förvaltning blir därför primärt en fråga för förvaltningens kommunikatörer i samråd med projektgruppen. Och det är precis i detta skede vi är i nu. Vi i projektgruppen har påbörjat en dialog med alla förvaltningar om hur organisationen för webbpublicering ska se ut på respektive förvaltning. Förvaltningarnas kommunikatörer har också möjlighet att komma med synpunkter på förslagets olika delar.

Styrgruppsbeslut

När förslaget på ny organisation för webbpublicering är helt färdigt är tanken att det ska gå upp till projektets styrgrupp för beslut.

Annonser

Analys av kommun & demokrati på dagens tyreso.se

När man ska förändra en välanvänd webbplats som en kommunal webbplats så är det viktigt att förstå hur den används. Annars är risken att man ta bort sådant som fungerar och lägger till sådant som inte efterfrågas. I detta projekt tänker vi använda webbstatistik för att förstå hur besökarna hittar olika typer av innehåll och hur innehåll ska struktureras i kategorier. Vårt pilotprojekt är huvudingången kommun & demokrati.

Organisation och politik populärast

Ser man till de ämnen som ligger i vänstermenyn på kommun & demokrati så är det organisation och politik som är de populäraste valen. 14,4 procent av besökarna väljer organisation medan 13,5 procent väljer politik. Sidan Så styrs Tyresö kommun är tredje populäraste valet på 4,3 procent. Det mest intressanta med den sidan är att de allra flesta lämnar sidan genom att klicka på politik eller organisation i vänstermenyn.

Sidorna ekonomi, servicecenter, kvalitet, statistik, trygg och säker, regelverk, informationskanaler och kommunarkiv har 1–2 procent klick från sidan kommun & demokrati. Sidor som har färre än 1 procent klick är påverka, samverkan, pressrum och internationellt.

Delar av organisationen är mest eftersökt

Från sidan organisation är det vanligaste valet sidan administrativ ledning där kommundirektörens ledningsgrupp presenteras (25,5 %). Om man räknar samman klicken på de fem förvaltningarna är dock sidorna för respektive förvaltning populärast. Det verkar således finnas ett stort intresse för tjänstemannaorganisationen, särskilt vilka personer som har ledande positioner i organisationen.

Från sidan politik är det vanligaste valet sidan kommunfullmäktige (14,3 %). Sedan kommer sidan som presenterar de politiska nämnderna (13 %) och kommunstyrelsen (9,9 %). Det innehåll som eftersöks är primärt förtroendevalda samt sammanträden och protokoll för de olika politiska organen. En inte allt för vild gissning är att besökarna har en relativt hög kännedom om kommunen som organisation. Antingen därför att de själva är förtroendevalda eller för att de jobbar med att bevaka politiken antingen som tjänsteman eller journalist.

Funderingar och tester

En fundering är om inte ”Organisation och politik” vore en bättre benämning på huvudkategorin istället för dagens ”Kommun & demokrati”. I dagsläget finns inte heller något innehåll om Tyresö kommun som plats, vilket gör att ordet organisation skulle förtydliga vad det handlar om för innehåll. Som det är nu kan besökaren få intrycket av att det finns information om Tyresö kommun som plats, exempelvis Tyresös historia.

På tyreso.se finns i dagsläget inga sidor som presenterar avdelningar under respektive förvaltning, men det är rätt så troligt att besökarna även skulle vara intresserade av den typen av innehåll. Exempelvis för att se vilka som jobbar på respektive avdelning. Med tanke på att vi ser interna målgrupper som användare på den externa delen av nya tyreso.se kan man fundera kring om det inte vore bra att även ha sidor för avdelningar på nya tyreso.se.

När det gäller underkategorier kan det vara värt att överväga helt nya indelningar än de som finns idag. Vi kommer att göra tester kring detta med hjälp av verktyget OptimalSort som är ett webbaserat verktyg för så kallade kortsorteringsövningar. Deltagarna får gruppera 30 sidor i de kategorier som känns mest logiska och själva namnge kategorierna. Genom detta test hoppas vi kunna bygga upp en ny struktur för kommun & demokrati som är snabbare att hitta i.

Strukturtänk på nya tyreso.se

Det dominerande sättet att hitta på en kommunal webbplats är via menynavigationen. Om webbplatsen ska upplevas enkel att använda är det därför viktigt att förstå och hitta det man söker efter bland de olika kategorier och ämnen som presenteras i menyerna. Detta är särskilt viktigt för kommuner som består av en stor bredd av verksamheter som är sinsemellan olika. För att skapa en bra struktur på en kommunal webbplats tror vi att det är viktigt att ha principer som gör att varje nivå i strukturen har ett tydligt syfte. En rörig struktur kännetecknas oftast av att man blandar olika typer av saker i menynavigationen.

Huvudkategori

Exempel: Förskola och skola

På den externa webbplatsen finns idag en toppmeny med sex huvudkategorier. Syftet med huvudkategorierna är att besökaren snabbt ska kunna välja bort det hen inte är intresserad av. Huvudkategorierna ska vara exklusiva i den meningen att besökaren med hjälp av uteslutningsmetoden ska kunna gissa sig till vart ett visst ämne finns på lägre nivåer i strukturen. Då nuvarande huvudkategorier fungerar på tyreso.se kommer vi att behålla dem ungefär som idag. Möjligen kommer vi att se över enskilda formuleringar, men vi tror att kommunens webbplats bör ha följande huvudkategorier även i framtiden:

  • Förskola och skola
  • Omsorg och socialt stöd
  • Boende och miljö
  • Näringsliv och arbete
  • Kommun och demokrati
  • Se och göra

Underkategori

Exempel: Förskola och pedagogisk omsorg

En underkategori har till syfte att gruppera likartade ämnen inom en huvudkategori. Ett exempel på en underkategori är ”Förskola och pedagogisk omsorg” som samlar ämnen som förskolor, pedagogisk omsorg och vårdnadsbidrag. På dagens tyreso.se finns inte riktigt något stöd för underkategorier i webbplatsens design. I dagsläget innehåller sidan förskola och pedagogisk omsorg en generell beskrivning, men den texten ger väldigt lite nytta. Besökaren kommer till webbplatsen för att lösa en uppgift, inte för att allmänbilda sig. Det är först när besökaren kommer ner till ett enskilt ämne som det blir intressant för besökaren. Därför tror vi i detta projekt att strukturen behöver underkategorier som samlar ämnen inom en huvudkategori. Man kan säga att det är en rubrik för ett antal ämnen. Ett tydligt exempel på detta tänk är Enköpings kommuns webbplats där underkategorier används utifrån ett målgruppstänk. Se exempelvis deras huvudkategorisida förskola och skola. Det viktigaste är egentligen inte målgruppstänket i sig utan att man grupperar ämnen och presenterar såväl underkategorier som ämnen på samma sida för en viss huvudkategori.

Ämnen

Exempel: Pedagogisk omsorg (familjedaghem)

Detta är den egentliga startsidan på en kommunal webbplats. Kommuninvånarna har egentligen inget intresse av kommunen som hel organisation utan de vill lösa en uppgift kopplad till en del av organisationen, exempelvis att skaffa en dagmamma, att ansöka om bygglov eller att ansöka om hemtjänst. Startsida och kategorisidor har bara funktionen att transportera besökaren till den ämnessida som svarar mot besökarens uppgift. Ett vanligt scenario är också att besökaren googlar sig direkt in till en ämnessida, exempelvis genom sökningen ”tyresö kommun bygglov”. Därför skulle man kunna kalla ämnessidor för landningssidor och jobba med samma principer som konverteringsoptimerare jobbar med. Fast istället för att underlätta försäljning så kan man underlätta för besökaren att hitta fram till den kommunala servicen, exempelvis en viss e-tjänst. Webbplatsens ämnen är skelettet för innehållet och avgör webbplatsens omfång. Ambitionen med detta projekt är att enbart ha ämnen som faller inom ramen för det ansvar som Tyresö kommun har som organisation. Det motsvarar de ämnen som finns på dagens tyreso.se.

Fördjupning

Exempel: Fristående pedagogisk omsorg

Nästa nivå i strukturen är alltid kopplad till ett visst ämne. Fördjupning är en innehållsartikel med längre text som fördjupar förståelsen av ett visst ämne. Om man återigen tar förskola som exempel så är en typisk fördjupning den sida som förklarar hur den fristående pedagogiska omsorgen fungerar, alltså det som i dagligt tal kallas för dagmammor. På denna nivå i strukturen finns ett tillräckligt stort intresse från besökarens sida att faktiskt läsa en längre text, särskilt om texten har en bra disposition med en sammanfattande ingress och bra mellanrubriker. Som systemstöd tror vi att det är bra om det finns en innehållsförteckning med länkar på denna nivå i strukturen, ungefär som på större WikiPedia-artiklar. Se exempelvis WikiPedia-artikeln om förskola för exempel på länkad innehållsförteckning.

Konsekvenser för innehållsarbetet

Det bästa med den här typen av struktur för innehållet på en kommunal webbplats är att det underlättar den långsiktiga förvaltningen av innehållet. Ett vanligt problem med kommunala webbplatser är att strukturen med tiden blir väldigt spretig eftersom redaktörer ute i organisationen börjar strukturera egna undersektioner av innehåll efter helt egna principer. Med den här typen av struktur kan man behörighetsstyra så att bara den centrala webbredaktören kan skapa och redigera huvudkategorier, underkategorier och kanske till och med ämnessidor. Den lokala redaktörens uppgift blir istället att optimera de ämnessidor hen ansvarar för och producera fördjupningssidor samt nyheter, evenemang och andra innehållstyper som är kopplat till ett visst ämne. På både kort och lång sikt borde den här typen av struktur kunna underlätta och effektivisera arbetet med webbinnehåll på en kommunal webbplats som tyreso.se.

Hur vi jobbar vidare

Det projektgruppen behöver göra nu är att gå igenom alla huvudkategorier var för sig. Inom varje huvudkategori behöver vi identifiera vilka ämnen som ska finnas på nya tyreso.se och sedan gruppera dem i lämpliga underkategorier. Detta bör sedan testas på riktiga användare. Arbetet med strukturen är planerat att pågå från och med nu till och med midsommar.