Vad gör chefen på intranätet?

När effektkartan för intranätet (se tidigare blogginlägg) presenterades uppstod frågan om också chefernas behov togs hänsyn till. En enkät för att kartlägga hur personalen på Tyresö kommun använder intranätet gjordes hösten 2016. Av de svarande var 50 personer (ca 10 %) chefer eller arbetsledare. Jag återgick till enkäten för att se vad dessa hade svarat och om det gick att identifiera oupptäckta behov.

Av svaren framgick att cheferna är tillsammans med administratörerna de flitigaste användarna av intranätet. Svaren mellan de olika användargrupperna skiljer sig inte märkbart. Ett intranät som tar vara på alla medarbetares behov borde således även tillgodose chefernas behov.

Majoriteten av cheferna anser att det är lätt att komma åt intranätet, men att hitta det man söker är svårare. Sökfunktionen kunde vara bättre och många har som vana att använda sökrutan när de inte hittar vad de söker. Många är också tveksamma till kvaliteten på informationen. Bara drygt hälften anser att informationen är korrekt och uppdaterad.  Informationen finns på flera ställen och det är oklart vad som är aktuellt. 40% får mycket information som de upplever som irrelevant. Oroväckande är att en fjärdedel  (24%) anger att de helt eller delvis saknar information – vilken information som saknas är dock oklart.

Förbättrad, relevant och aktuell information ingår i de effektmål som satts upp – att ha koll och vara uppdaterad samt att enkelt kunna ta reda på och hitta relevant information.

Intranätet anses underlätta arbetet, och det gör det lätt att förstå regler och riktlinjer. Mindre nöjda är cheferna med t.ex. möjligheterna att samarbeta med kollegor. Det är också svårt att förstå vad den egna chefen vill. Detta är gemensamt för alla svarande, inte bara chefer. Det nya intranätet kommer att ha bättre möjligheter till samarbete. Också behovet att kunna sprida information, och att veta hur informationen togs emot ingår i de effektmål som satts upp.

Cheferna läser framför allt nyheter som riktar sig till alla eller berör den egna enheten och avdelningen samt specifik chefsinformation. Man vill snabbt komma åt Mina verktyg, mina länkar och sökfunktionen. Att på det framtida intranätet kunna anpassa sitt flöde så att det relevant är viktigt för alla medarbetare. Alla ska kunna sköta sin administration snabbt och enkelt.

Sammantaget kan sägas att ett de effektmål som tagits fram för intranätet täcker också chefernas behov. Ett intranät som gör det lätt att sköta sina dagliga uppgifter, lätt hitta aktuell information och kunna samarbeta och ge och få information som är relevant är vad alla behöver, såväl chefer som andra anställda.

Annonser

Ny projektledare

Nu har webbprojektets nya projektledare börjat på Tyresö kommun. Hon heter Annika Jokiranta och har tidigare jobbat på bland annat BSH Home Appliances AB som webb- och e-handelsansvarig.

Jag som skrivit på utvecklingsbloggen hittills, Pontus Vinderos, slutar som projektledare den 28 juni 2017. Annika kommer att fortsätta driva denna utvecklingsblogg så det är bara att hålla utkik här för att veta mer om vad som händer med utvecklingen av Tyresös kommande webb.

Upphandling och avtal klara

Nu är upphandling och avtal klara i webbprojektet. Det gäller dels webbpubliceringssystem, dels webbyrå. Tyresö kommun kommer att utveckla nya tyreso.se i SiteVision Cloud. Införandet av SiteVision kommer att göras av Soleil IT medan designen av webbplatsen kommer att göras av Advant Produktionsbyrå. Avtalet med Soleil är ett fastprisåtagande för bygget av integrerad extern- och internwebb i SiteVision samt förvaltning 1+1 år.

Effektmål och målgrupper för interna webben

Sedan tidigare har vi ett utkast på effektkarta för publika webben. Nu har vi tagit fram en effektkarta för interna webben, alltså den inloggade delen av webbplatsen som bara riktar sig till medarbetare. Vi använder metoden effektstyrning och har sneglat på andra kommuner som gjort effektkartläggningar, främst Örebro och Huddinge när det gäller intranät.

Tre effektmål

Vi har landat i följande tre effektmål för den interna delen av nya tyreso.se:

  1. Ska bidra till en effektivare arbetsvardag för medarbetare.
  2. Ska ge medarbetare bättre förståelse för helheten.
  3. Ska förbättra möjligheterna till dialog och samarbete.

Effektmålen förklarar den förväntade nyttan med nya interna webben. Till varje effektmål kan vi senare koppla mätpunkter för att mäta i vilken grad effekten uppnåtts.

Prioriterade målgrupper

Målgrupper är grupper av användare med ett gemensamt beteende på webbplatsen. På interna webben kommer vi att ha sex prioriterade målgrupper, där 1 är högst prioriterad och 6 är lägst prioriterad.

1. Jag vill sköta min administration snabbt och enkelt

Här handlar det om att snabbt bli av med administrativa uppgifter för att fokusera på de ordinarie arbetsuppgifterna. Det kan handla om att logga in i lönesystemet Heroma för att hantera arbetstid och semester samt att hitta bra instruktioner för hur man ska fylla i olika saker i Heroma. Denna målgrupp vill inte behöva kontakta någon annan utan vill själv kunna utföra sin administration effektivt.

2. Jag vill känna att jag har koll och är uppdaterad

Här handlar det om att hänga med i vad som händer i organisationen särskilt när det gäller det som påverka den egna arbetssituationen. Det kan handla om nya rutiner som berör arbetsuppgifterna, nyheter från förvaltningen eller viktiga budskap från kommunledningen. Denna målgrupp vill hålla sig uppdaterad och enkelt kunna se att hen inte missat något sedan det förra besöket på internwebben.

3. Jag vill ta reda på

Här handlar det om att använda interna webben som ett uppslagsverk. Vilka rutiner gäller för fakturahantering, vad säger delegationsordningen eller vem sitter i kommundirektörens ledningsgrupp. Fokus för målgruppen är att kunna sovra bland all information och snabbt hitta rätt via navigationen eller internsök. Målgruppen vill veta om informationen är korrekt och giltig samt få fördjupad information.

4. Jag vill samarbeta med andra

Här handlar det om att samarbete på tvären i organisationen. Istället för stuprör så pratar vi hängrännor. Rent konkret handlar det om digitala samarbetsytor där man kan dela information inom en mindre grupp. Fokus ligger på att kunna dela och redigera dokument gemensamt. Det kan exempelvis handla om projektgrupper eller yrkesnätverk som berör flera avdelningar eller förvaltningar.

5. Jag vill sprida information till andra

Här handlar det om en grupp som vill använda interna webben som ett verktyg för att påverka andra med en viss information. Det kan handla om nya rutiner, förändrad lagstiftning eller goda exempel. Avsändaren är ofta sakkunnig, strateg eller chef på stabsnivå. För denna grupp ska det vara enkelt att nå ut med sina budskap och få återkoppling på mottagandet.

6. Jag är extern samarbetspart

Här handlar det om personer utanför organisationen som vill delta i digitala samarbetsytor (se målgrupp 4). Det kan exempelvis handla om leverantörer eller samarbetspartners från andra kommuner eller myndigheter. Målgruppen behöver få åtkomst från internet till en eller flera digitala samarbetsytor (grupper).

Effektmål och målgrupper för publika webben

Nu har vi diskuterat mer i projektgruppen och referensgruppen om den publika webbens syfte, effektmål och målgrupper. Som jag skrivit tidigare arbetar vi utifrån metoden effektstyrning och har sneglat på andra kommuner som gjort effektkartläggningar, bland annat Enköping, Malmö och Örebro.

Tre effektmål

Vi har landat i följande tre effektmål för nya tyreso.se (publika delar):

  1. Ska ge service till Tyresöbor med webben som verktyg.
  2. Ska bidra till att Tyresö kommun uppfattas som en attraktiv arbetsgivare.
  3. Ska bidra till ökad öppenhet och insyn.

Effektmålen förklarar den förväntade nyttan med nya tyreso.se. Till varje effektmål kan vi senare koppla mätpunkter för att mäta i vilken grad effekten uppnåtts.

Prioriterade målgrupper

Målgrupper är grupper av användare med ett gemensamt beteende på webbplatsen. På nya publika webben kommer vi att ha sju prioriterade målgrupper, där 1 är högst prioriterad och 7 är lägst prioriterad.

1. Jag vill börja använda kommunens service

Kommuninvånare som vill ta del av en kommunal service för första gången. Det kan exempelvis vara privatpersoner som söker bygglov eller ska ställa sitt barn i förskolekön. Eller restaurangägare som ska ansöka om serviceringstillstånd. Eller föreningar som ska söka föreningsbidrag. Fokus för denna grupp är att hitta fram till service och verksamheter, att enkelt kunna ansöka och att få svar på vanliga frågor.

2. Jag använder redan kommunens service

Kommuninvånare som är befintlig nyttjare av kommunal service. Det kan exempelvis handla om vårdnadshavare som har barn i förskola eller skola. Eller villaägare som har sophämtning. Eller bilförare som kör på kommunala vägar. Fokus för denna grupp är att få hjälp med sitt specifika ärende, särskilt vid problem. Det kan handla om att göra sjukanmälan, att hitta avvikande tider för sophämtning eller information om avstängda vägar. Helst av allt skulle denna grupp vilja kunna sköta sina ärenden digitalt, men det ligger lite utanför webbprojektet att lösa. Det kräver integration av verksamhetssystem och förändrade interna arbetsprocesser.

3. Jag är intresserad av arbetsgivaren

Denna grupp vill bli eller är anställd av Tyresö kommun. Vi tänker oss att samla all information som kan vara relevant ur ett HR-perspektiv på den publika webben. Utöver lediga jobb och information om arbetsgivaren tänker vi oss alltså att det ska finnas information om anställningsvillkor och möjlighet att logga in i lönesystem. Havs- och vattenmyndigheten har visat med sitt helt öppna intranät att just HR-information är efterfrågat av externa målgrupper. Det är information som idag bara finns på Tyresös intranät under rubriken ”Min anställning”.

4. Jag vill följa kommunens utveckling

Denna grupp har ett större intresse för Tyresö kommun som organisation. Det kan handla om fritidspolitiker, tjänstepersoner eller journalister, men också intresserad allmänhet som är engagerad i en viss sakfråga. Stadsbyggnadsfrågor är exempel på sådana frågor som brukar engagera medborgare i en kommun. Fokus här blir nyheter, beslutsunderlag och beslut. Vi tänker oss även här att flytta information som idag ligger på intranätet om organisationen externt för att denna grupp ska få djupare kunskap om organisationen och dess styrning.

5. Jag vill se och göra i Tyresö

Tyresöbor som vill hitta på något kul att göra till helgen. De evenemang som är mest besökta på tyreso.se idag är de evenemang som anordnas i samband med stora högtider som valborg, nationaldagen och midsommar. Men det handlar även om barn- och kulturaktiviteter samt information om turistmål. Evenemangskalendariet är det viktigaste innehållet för denna grupp.

6. Jag gör affärer med kommuner

Företagare som vill göra eller gör affärer med Tyresö kommun. Fokus är att hitta pågående upphandlingar och få hjälp att lämna en korrekta anbud. Denna grupp vill även hitta information om faktureringsrutiner och kontaktuppgifter.

7. Jag vill flytta till Tyresö

Personer som överväger att flytta till Tyresö. Utöver att skaffa sig en bild av kommunen så behöver denna grupp få mer specifik information om bostäder och bostadsområden.

Nyttan med effektmål och målgrupper

Tanken med att vi är överens internt om effektmål och målgrupper är att det blir enklare att fatta beslut om hur olika sidmallar ska designas. Exempelvis vad som ska ligga överst på startsidan eller hur innehåll ska presenteras under sajtens olika sektioner. Genom att vi hoppas kunna få beslut i projektets styrgrupp kommer även målen och målgrupperna bli ett slags ramverk för alla diskussioner om prioriteringar av innehåll ute i organisationen under innehållsflytten. Fokus när redaktörer och sakkunniga ska jobba med innehåll ska inte vara vilka mål och prioriteringar som ska göras utan hur vi på bästa sätt uppnår de mål våra olika målgrupper har. Detta ger både en bättre arbetsprocess och en bättre slutprodukt. Dessutom ger det förutsättningar för en bra förvaltning genom möjligheten att kunna följa upp förväntade effekter och jobba med ständiga förbättringar.

Ny organisation för webbpublicering

När det gäller innehållet på en större organisations webbplats så är den enskilt viktigaste frågan hur innehållsarbetet fungerar i praktiken. För att kvaliteten på innehållet ska bli så högt som möjligt krävs en tydlig rollfördelning där varje roll har rätt förutsättningar att leverera det som krävs för att nå de mål som är uppsatta för webbplatsen. När organisationen är otydlig så syns det direkt på webbplatsen. Strukturen blir rörig och innehållet spretigt.

Riktlinjer att förhålla sig till

I Vägledning för webbutveckling, som hela den offentliga sektorn ska följa, handlar riktlinje nr 25 om webborganisation. Den riktlinjen säger att ”förvaltningsorganisationen och dess kunskap ska stå i proportion till webbplatsens storlek och ambitioner”. Rekommendationerna säger dels att organisationen ska avsätta tillräckligt med resurser för innehållsarbetet, dels att innehållsarbetet ska planeras.

Tyresö jobbar decentraliserat

I Tyresö kommun är kommunikationsansvaret decentraliserat. Väldigt förenklat kan man säga att kommunikationsenheten ansvarar för hur kommunen kommuniceras medan förvaltningarna ansvarar för vad som ska kommuniceras. Av detta följer att även organisationen för webbpublicering måste vara decentraliserad i Tyresö kommun. Samtidigt finns brister med nuvarande organisation med alltför många sällanpublicerare, vilket genererar onödiga mängder support för de kommunikatörer som jobbar övergripande med webb. En ambition i detta projekt är därför att dra ner på antalet sällanpublicerare och därmed professionalisera webbpublicering i organisationen.

Nya roller för webbpublicering

I dagsläget finns rollerna webmaster, huvudredaktör och redaktör. Webmaster har övergripande ansvar för webbplatsen och samordnar kommunens huvudredaktörer. Huvudredaktörerna har sin tur ansvar för en huvudingång på webbplatsen, exempelvis ”Förskola och skola”. Övriga som jobbar med webbpublicering kallas för redaktörer. Det är denna grupp av redaktörer som i dagsläget är för stor och spretig. För att råda bot på detta föreslår nu projektet att Tyresö kommun ska ha följande fyra roller: ansvarig, redaktör, publicerare och sakkunnig.

Ansvarig

Ansvarar för webbplatsens innehållsarbete på ett övergripande plan. Det handlar om allt från systemadministration till innehållsstrategi. Jobbar minst 20 timmar i veckan med webbpublicering. Har administratörsbehörighet. Syftet med rollen är att samordna innehållsarbetet och att följa upp kvalitet och måluppfyllnad.

Redaktör

Kvalificerad webbredaktör som är utbildad inom kommunikation eller motsvarande. Webbpublicering är en viktig del av medarbetarens tjänst. Har behörighet att publicera nyheter och att redigera ett eller flera ämnesområden på webbplatsen. Jobbar minst 10 timmar i veckan med webbpublicering. Syftet med rollen är att webbplatsens viktigaste sidor får ett innehåll av hög kvalitet.

Publicerare

Okvalificerad webbredaktör som har webbpubliceirng som en mindre del av sin ordinarie tjänst. Har behörighet att redigerar en eller flera webbsidor. Jobbar minst 2 timmar i veckan med webbpublicering. Syftet med rollen är att effektivisera mängdpublicering så att inte redaktörer behöver göra alla mindre ändringar på alla sidor.

Sakkunnig

Har ett intresse av att den fakta som står om ett visst ämne på webbplatsen är uppdaterad. Har ingen behörighet att redigera webbsidor utan har löpande kontakt med redaktörer eller publicerare för att diskutera vad som behöver uppdateras. Syftet med rollen är att säkerställa att informationen på webbplatsen är korrekt.

Flera fördelar med ny organisation

När nuvarande huvudredaktörer diskuterade detta förslag pekade de på flera vinster med en ny mer slimmad webborganisation. Fördelarna som huvudredaktörerna identifierade var:

  • Större engagemang.
  • Skickligare redaktörer, bättre kvalitet på det som publiceras.
  • Bättre koll på vilka webbsidor de har.
  • Lättare att veta vem som är ansvarig, tydligare vem man kan vända sig till.
  • Lättare att samla alla till möten.
  • Färre behöver utbildas.

Förvaltningskommunikatörens roll

Förvaltningarnas kommunikatörer har till ansvar att samordna den egna förvaltningens kommunikation, bland annat innehållet på webbplatsen. Vilka redaktörer, publicerare och sakkunniga som ska finnas på respektive förvaltning blir därför primärt en fråga för förvaltningens kommunikatörer i samråd med projektgruppen. Och det är precis i detta skede vi är i nu. Vi i projektgruppen har påbörjat en dialog med alla förvaltningar om hur organisationen för webbpublicering ska se ut på respektive förvaltning. Förvaltningarnas kommunikatörer har också möjlighet att komma med synpunkter på förslagets olika delar.

Styrgruppsbeslut

När förslaget på ny organisation för webbpublicering är helt färdigt är tanken att det ska gå upp till projektets styrgrupp för beslut.

Analys av kommun & demokrati på dagens tyreso.se

När man ska förändra en välanvänd webbplats som en kommunal webbplats så är det viktigt att förstå hur den används. Annars är risken att man ta bort sådant som fungerar och lägger till sådant som inte efterfrågas. I detta projekt tänker vi använda webbstatistik för att förstå hur besökarna hittar olika typer av innehåll och hur innehåll ska struktureras i kategorier. Vårt pilotprojekt är huvudingången kommun & demokrati.

Organisation och politik populärast

Ser man till de ämnen som ligger i vänstermenyn på kommun & demokrati så är det organisation och politik som är de populäraste valen. 14,4 procent av besökarna väljer organisation medan 13,5 procent väljer politik. Sidan Så styrs Tyresö kommun är tredje populäraste valet på 4,3 procent. Det mest intressanta med den sidan är att de allra flesta lämnar sidan genom att klicka på politik eller organisation i vänstermenyn.

Sidorna ekonomi, servicecenter, kvalitet, statistik, trygg och säker, regelverk, informationskanaler och kommunarkiv har 1–2 procent klick från sidan kommun & demokrati. Sidor som har färre än 1 procent klick är påverka, samverkan, pressrum och internationellt.

Delar av organisationen är mest eftersökt

Från sidan organisation är det vanligaste valet sidan administrativ ledning där kommundirektörens ledningsgrupp presenteras (25,5 %). Om man räknar samman klicken på de fem förvaltningarna är dock sidorna för respektive förvaltning populärast. Det verkar således finnas ett stort intresse för tjänstemannaorganisationen, särskilt vilka personer som har ledande positioner i organisationen.

Från sidan politik är det vanligaste valet sidan kommunfullmäktige (14,3 %). Sedan kommer sidan som presenterar de politiska nämnderna (13 %) och kommunstyrelsen (9,9 %). Det innehåll som eftersöks är primärt förtroendevalda samt sammanträden och protokoll för de olika politiska organen. En inte allt för vild gissning är att besökarna har en relativt hög kännedom om kommunen som organisation. Antingen därför att de själva är förtroendevalda eller för att de jobbar med att bevaka politiken antingen som tjänsteman eller journalist.

Funderingar och tester

En fundering är om inte ”Organisation och politik” vore en bättre benämning på huvudkategorin istället för dagens ”Kommun & demokrati”. I dagsläget finns inte heller något innehåll om Tyresö kommun som plats, vilket gör att ordet organisation skulle förtydliga vad det handlar om för innehåll. Som det är nu kan besökaren få intrycket av att det finns information om Tyresö kommun som plats, exempelvis Tyresös historia.

På tyreso.se finns i dagsläget inga sidor som presenterar avdelningar under respektive förvaltning, men det är rätt så troligt att besökarna även skulle vara intresserade av den typen av innehåll. Exempelvis för att se vilka som jobbar på respektive avdelning. Med tanke på att vi ser interna målgrupper som användare på den externa delen av nya tyreso.se kan man fundera kring om det inte vore bra att även ha sidor för avdelningar på nya tyreso.se.

När det gäller underkategorier kan det vara värt att överväga helt nya indelningar än de som finns idag. Vi kommer att göra tester kring detta med hjälp av verktyget OptimalSort som är ett webbaserat verktyg för så kallade kortsorteringsövningar. Deltagarna får gruppera 30 sidor i de kategorier som känns mest logiska och själva namnge kategorierna. Genom detta test hoppas vi kunna bygga upp en ny struktur för kommun & demokrati som är snabbare att hitta i.

Strukturtänk på nya tyreso.se

Det dominerande sättet att hitta på en kommunal webbplats är via menynavigationen. Om webbplatsen ska upplevas enkel att använda är det därför viktigt att förstå och hitta det man söker efter bland de olika kategorier och ämnen som presenteras i menyerna. Detta är särskilt viktigt för kommuner som består av en stor bredd av verksamheter som är sinsemellan olika. För att skapa en bra struktur på en kommunal webbplats tror vi att det är viktigt att ha principer som gör att varje nivå i strukturen har ett tydligt syfte. En rörig struktur kännetecknas oftast av att man blandar olika typer av saker i menynavigationen.

Huvudkategori

Exempel: Förskola och skola

På den externa webbplatsen finns idag en toppmeny med sex huvudkategorier. Syftet med huvudkategorierna är att besökaren snabbt ska kunna välja bort det hen inte är intresserad av. Huvudkategorierna ska vara exklusiva i den meningen att besökaren med hjälp av uteslutningsmetoden ska kunna gissa sig till vart ett visst ämne finns på lägre nivåer i strukturen. Då nuvarande huvudkategorier fungerar på tyreso.se kommer vi att behålla dem ungefär som idag. Möjligen kommer vi att se över enskilda formuleringar, men vi tror att kommunens webbplats bör ha följande huvudkategorier även i framtiden:

  • Förskola och skola
  • Omsorg och socialt stöd
  • Boende och miljö
  • Näringsliv och arbete
  • Kommun och demokrati
  • Se och göra

Underkategori

Exempel: Förskola och pedagogisk omsorg

En underkategori har till syfte att gruppera likartade ämnen inom en huvudkategori. Ett exempel på en underkategori är ”Förskola och pedagogisk omsorg” som samlar ämnen som förskolor, pedagogisk omsorg och vårdnadsbidrag. På dagens tyreso.se finns inte riktigt något stöd för underkategorier i webbplatsens design. I dagsläget innehåller sidan förskola och pedagogisk omsorg en generell beskrivning, men den texten ger väldigt lite nytta. Besökaren kommer till webbplatsen för att lösa en uppgift, inte för att allmänbilda sig. Det är först när besökaren kommer ner till ett enskilt ämne som det blir intressant för besökaren. Därför tror vi i detta projekt att strukturen behöver underkategorier som samlar ämnen inom en huvudkategori. Man kan säga att det är en rubrik för ett antal ämnen. Ett tydligt exempel på detta tänk är Enköpings kommuns webbplats där underkategorier används utifrån ett målgruppstänk. Se exempelvis deras huvudkategorisida förskola och skola. Det viktigaste är egentligen inte målgruppstänket i sig utan att man grupperar ämnen och presenterar såväl underkategorier som ämnen på samma sida för en viss huvudkategori.

Ämnen

Exempel: Pedagogisk omsorg (familjedaghem)

Detta är den egentliga startsidan på en kommunal webbplats. Kommuninvånarna har egentligen inget intresse av kommunen som hel organisation utan de vill lösa en uppgift kopplad till en del av organisationen, exempelvis att skaffa en dagmamma, att ansöka om bygglov eller att ansöka om hemtjänst. Startsida och kategorisidor har bara funktionen att transportera besökaren till den ämnessida som svarar mot besökarens uppgift. Ett vanligt scenario är också att besökaren googlar sig direkt in till en ämnessida, exempelvis genom sökningen ”tyresö kommun bygglov”. Därför skulle man kunna kalla ämnessidor för landningssidor och jobba med samma principer som konverteringsoptimerare jobbar med. Fast istället för att underlätta försäljning så kan man underlätta för besökaren att hitta fram till den kommunala servicen, exempelvis en viss e-tjänst. Webbplatsens ämnen är skelettet för innehållet och avgör webbplatsens omfång. Ambitionen med detta projekt är att enbart ha ämnen som faller inom ramen för det ansvar som Tyresö kommun har som organisation. Det motsvarar de ämnen som finns på dagens tyreso.se.

Fördjupning

Exempel: Fristående pedagogisk omsorg

Nästa nivå i strukturen är alltid kopplad till ett visst ämne. Fördjupning är en innehållsartikel med längre text som fördjupar förståelsen av ett visst ämne. Om man återigen tar förskola som exempel så är en typisk fördjupning den sida som förklarar hur den fristående pedagogiska omsorgen fungerar, alltså det som i dagligt tal kallas för dagmammor. På denna nivå i strukturen finns ett tillräckligt stort intresse från besökarens sida att faktiskt läsa en längre text, särskilt om texten har en bra disposition med en sammanfattande ingress och bra mellanrubriker. Som systemstöd tror vi att det är bra om det finns en innehållsförteckning med länkar på denna nivå i strukturen, ungefär som på större WikiPedia-artiklar. Se exempelvis WikiPedia-artikeln om förskola för exempel på länkad innehållsförteckning.

Konsekvenser för innehållsarbetet

Det bästa med den här typen av struktur för innehållet på en kommunal webbplats är att det underlättar den långsiktiga förvaltningen av innehållet. Ett vanligt problem med kommunala webbplatser är att strukturen med tiden blir väldigt spretig eftersom redaktörer ute i organisationen börjar strukturera egna undersektioner av innehåll efter helt egna principer. Med den här typen av struktur kan man behörighetsstyra så att bara den centrala webbredaktören kan skapa och redigera huvudkategorier, underkategorier och kanske till och med ämnessidor. Den lokala redaktörens uppgift blir istället att optimera de ämnessidor hen ansvarar för och producera fördjupningssidor samt nyheter, evenemang och andra innehållstyper som är kopplat till ett visst ämne. På både kort och lång sikt borde den här typen av struktur kunna underlätta och effektivisera arbetet med webbinnehåll på en kommunal webbplats som tyreso.se.

Hur vi jobbar vidare

Det projektgruppen behöver göra nu är att gå igenom alla huvudkategorier var för sig. Inom varje huvudkategori behöver vi identifiera vilka ämnen som ska finnas på nya tyreso.se och sedan gruppera dem i lämpliga underkategorier. Detta bör sedan testas på riktiga användare. Arbetet med strukturen är planerat att pågå från och med nu till och med midsommar.

Utkast på effektkarta för tyreso.se

I projektet med ny webb för Tyresö kommun kommer vi jobba med metoden effektstyrning som bygger på att funktioner och innehåll prioriteras utifrån den önskade effekten. Mer om effektstyrning som metod finns hos WikiPedia. En effektkarta är en pedagogisk bild av de prioriteringar som ska göras. Just nu ser effektkartan ut så här i enkelt utförande:

Effektkarta för tyreso.se

Syfte med fokus på organisationens service

Ett syfte är själva kärnan i en effektkarta och svarar på varför webbplatsen överhuvudtaget finns. Syftet är den viktigaste vägledningen för prioriteringar av exempelvis design och funktionalitet. Det syfte vi arbetar med just nu för tyreso.se (den externa webben) är:

Tyreso.se har fokus på organisationen Tyresö kommun och ska effektivisera kommunens service till medborgarna.

Det syftet säger är för det första att Tyresö kommun som plats är nedprioriterad, exempelvis besöksmål och fakta om Tyresö. Det är primärt organisationen Tyresö kommun som ska finnas på adressen tyreso.se, vilket stämmer väl överens med hur det ser ut idag. Vidare så är det den kommunala servicen som är viktigast. Effektivitet är den praktiska nyttan. Det kan handla om att det är enkelt att hitta, lätt att ansöka eller smidigt att lämna feedback.

Prioriterade målgrupper

Målgrupper är grupper av användare på webbplatsen som bidrar till syftet. Målgrupperna är prioriterade så att den högst prioriterade målgruppen bidrar mest till syftet. Även när det gäller prioriteringen av målgrupper är det den kommunala servicen som kommer stå i fokus. Vi har valt att samla all kommunal service i målgruppen ”Verksamhetsanvändare”. Den behöver sedan brytas ner för att särskilja för olika verksamhetstyper som skola, äldreomsorg och så vidare.

De prioriterade målgrupperna för tyreso.se i detta första förslag är:

1. Jag vill ha service

Tyresöbor som tar del av den service kommunen erbjuder.

Denna grupp behöver sedan delas in ytterligare i undergrupper:

  • Förskola och skola
  • Socialt omsorg och stöd
  • Boende och miljö
  • Se och göra
  • Alla

2. Jag är intresserad av bostäder

Bostadssökare, byggherrar, mäklare, boende med flera.

3. Jag är föreningsaktiv

Tyresöbor som driver förening i kommunen.

4. Jag är politiskt intresserad

Journalister, förtroendevalda och intresserad allmänhet.

5. Jag är företagare

Företag som verkar i eller gör affärer med kommunen.

6. Jag är extern utförare

Utförare av kommunal service som fristående eller på entreprenad.

7. Jag vill besöka Tyresö

Turister och andra besökare från andra delar av Sverige.

Användningsmålen är det centrala

Varje målgrupp har sina egna unika mål med sitt besök på webbplatsen. Vi tror att dessa så kallade användningsmål är relativt lika för andra kommuner. Därför kommer vi att utgå från andra kommuners effektkartläggningar när vi gör färdigt effektkartan. Det är användningsmålen som ger vägledning i viktiga val när det gäller design, teknik och innehåll. När vi har kommit längre i det arbetet kan vi dela det här på bloggen.

Två effektkartor till

Tanken med nya tyreso.se är att inkludera all webb i samma plattform. Men vi tror fortfarande att de interna delarna behöver hanteras separat rent strategiskt. Därför kommer vi att ha särskilda effektkartor för jobbportalen och arbetsnätet, alltså sektionerna på webbplatsen som vi beskrivit i ett tidigare inlägg.